Reglement Auditcommissie
Dit reglement is opgesteld door de Raad van Commissarissen (RvC).

Algemeen

De Auditcommisie
Samenstelling commissie
Vergaderingen

Taken van de Auditcommissie
Ricisobeheersing en interne controle
Financiële verslaglegging
Interne Auditfunctie
Externe Accountant
Verslaglegging
Diversen

Algemeen
De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de Directie en op de algemene gang van zaken in de Onderlingen en de met haar verbonden instellingen. Naast de specifiek vastgelegde verantwoordelijkheden in de statuten van de Onderlingen heeft de Raad van Toezicht besloten de adviezen van de commissie ‘Goed Bestuur’ over te nemen en een Auditcommissie (AC) en remuneratiecommissie op te zetten inclusief het bijbehorende reglement.
Dit reglement is opgesteld door de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen. Dit is tevens een vaste commissie van de RvC. Het reglement moet door de RvC worden vastgesteld.
De Auditcommissie
Samenstelling commissie
· De commissie bestaat uit ten minste twee leden en alle leden moeten lid zijn van de RvC. Leden van de AC moeten onafhankelijk zijn.
· De leden van de commissie worden aangesteld en ontheven door de RvC. Dit kan te allen tijde plaatsvinden. De RvC wijst een van de leden van de remuneratiecommissie aan als voorzitter .
· Het voorzitterschap van de commissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de RvC.
· De zittingsduur wordt niet van tevoren vastgesteld en is onder andere afhankelijk van de samenstelling van de RvC als totaal enerzijds en de werkzame commissies anderzijds.
· De AC kan slechts de bevoegdheden uitoefenen die de RvC uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd. Zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de RvC als geheel kan uitoefenen.
Vergaderingen
· De commissie vergadert zo vaak als nodig voor een goed functioneren. Ten minste tweemaal per jaar.
· De commissie bepaalt wanneer de voorzitter van de RvC bij haar vergaderingen aanwezig is. Daarnaast kunnen onafhankelijke deskundigen worden uitgenodigd. Ieder lid van de RvC kan de vergaderingen bijwonen.
· Van het verhandelde wordt een verslag opgesteld door de secretaris of een andere daartoe door de voorzitter aangewezen persoon en verspreid onder alle leden van de RvC.
· Indien daartoe verzocht verstrekt de voorzitter van de AC nadere informatie aan de RvC tijdens de vergadering.
· Ieder lid van RvC heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de AC.
Taken van de Auditcommissie
De AC bereidt, binnen haar taakgebied, de besluitvorming van de RvC voor en adviseert de RvC, met dien verstande dat de RvC collectief verantwoordelijk blijft voor de vervulling van zijn taak.
De AC heeft tot taak als onderdeel van de taak van de RvC toezicht te houden op de Directie met name wat betreft diens plicht om te zorgen voor een goede financiële verslaggeving. De Governance Code houdt dienaangaande de volgende taken van de RvC in:
Toezicht houden op het zorgen voor kwalitatief goede en volledige openbaar gemaakte
financiële berichten.
Toezicht houden op het naleven van interne procedures voor het opstellen en publiceren van
het jaarverslag, de jaarrekening, de kwartaal- en/of halfjaarcijfers en tussentijdse financiële
informatie.
Toezicht houden op het instellen en naleven van interne procedures, die er voor zorgen dat
alle belangrijke financiële informatie bij de Directie bekend is, zodat de tijdigheid,
volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd.
De naleving van aanbevelingen en de opvolging van opmerkingen van de interne auditfunctie en van de externe accountant.
Het voorbereiden van de vergaderingen met de RvC met de Directie waarin de jaarrekening en het jaarverslag, de halfjaarcijfers en de kwartaalcijfers worden besproken.

De Directie draagt zorg voor systematische controle op de beheersing van de risico’s die met de (bedrijfs)activiteiten van de verzekeraar samenhangen.
De toezichttaken die de Governance Code aan de AC toebedeelt, moeten in dit kader van de taak van de RvC als geheel worden gezien. De Code bevat de navolgende aandachtsgebieden en concrete taken voor de AC:

Risicobeheersing en interne controle
de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder begrepen de
naleving van wet- en regelgeving daaromtrent en de werking van gedragscodes.

Financiële verslaggeving
De financiële informatieverschaffing. Daartoe behoren onder meer: de keuze van accounting
policies, de toepassing van nieuwe regels en de effecten daarvan, inzicht in de behandeling
van ‘schattingsposten’ in de jaarrekening, prognoses, het werk van in- en externe
accountants terzake.
De naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van interne en externe
accountant.
De AC beoordeelt hoe de externe accountant wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van
financiële berichten anders dan de jaarrekening.
Wanneer de accountant onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële
berichten, is de AC voor hem het eerste aanspreekpunt.

Interne auditfunctie
Deze beoordeelt of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en werking effectief zijn en ziet toe op de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de Governance, het risico beheer en de beheersprocessen.
De Onderlingen vallen binnnen de reikwijdte en richtlijnen van Solvancy II basic, toezicht van DNB is hierop toegesneden.

Externe accountant
de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de
bezoldiging, en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de Onderlingen.
De AC adviseert de RvC welke accountant door de RvC aan de Ledenraad voor benoeming zal worden voorgedragen.
De AC overlegt met de Directie over de bezoldiging van de accountant en over
opdrachtverlening tot niet-controlewerkzaamheden, en adviseert de RvC inzake het al of niet
goedkeuring daaraan verlenen.
De AC voert zo vaak als zij dat nodig acht, doch tenminste eenmaal per jaar overleg met de
externe accountant buiten aanwezigheid van de Directie.
De AC kan de externe accountant uitnodigen een vergadering van de AC bij te wonen;
De externe accountant kan ook zelf verzoeken om een vergadering van de AC bij te wonen
De externe accountant woont de vergadering van de RvC bij waarin de jaarrekening wordt
besproken.
De AC rapporteert jaarlijks aan de RvC over de ontwikkelingen in de relatie met de externe
accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de wenselijkheid van rotatie
van verantwoordelijke partners, en het verrichten van niet-controle werkzaamheden.
Ten minste eenmaal in de vier jaar maakt de AC een grondige beoordeling van het
functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin deze
functioneert. De belangrijkste conclusies worden aan de AVA meegedeeld ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.

Verslaglegging
De AC brengt aan de RvC verslag uit van zijn beraadslagingen en bevindingen.
– De RvC vermeldt in zijn verslag de samenstelling van de AC het aantal vergaderingen van de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn geweest

Website
Op de website van de vennootschap worden vermeld:
Het reglement van de AC.
De samenstelling van de AC.

Diversen
· De RvC kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de AC toegekende bevoegdheden herroepen.
· Het jaarlijkse verslag van de RvC vermeldt de samenstelling van de AC, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen.
· Dit reglement van de AC wordt op de website van de Onderlingen geplaatst.
· De voorzitter van de commissie (of een ander lid) is beschikbaar tijdens de ALV om vragen te beantwoorden omtrent de werkzaamheden.